Zeitmanagement verbessern

Zeitmanagement | Methoden | Stress vermeiden | Entspannung

Warum haben wir ständig das Gefühl nicht genügend Zeit zu haben?

Das Problem Zeitmangel kennt jeder. Wir nehmen uns für den Tag jede Menge vor, aber die Zeit reicht nicht. Am Ende des Tages haben wir dann das unbefriedigende Gefühl, zwar viel gemacht, aber im Grunde wenig geschafft zu haben. Meist liegt das nicht am Zeitmangel selbst, sondern an unserem schlechten Zeitmanagement.

Welche Folgen kann ein schlechtes Zeitmanagement haben?

Schlechtes Zeitmanagement gehört zu den häufigsten Stressauslösern und kann gravierende Folgen für die psychische und physische Gesundheit haben. Denn Zeitmangel führt häufig dazu, dass wir Überstunden machen, wenig schlafen und gereizt sind. Viele Menschen denken Mehrarbeit führt zu besseren Ergebnissen. Studien belegen allerdings das Gegenteil: Mit wachsendem Arbeitseinsatz und Stress steigt zwar zunächst die Leistung. Diese fällt nach ihrem Höhepunkt aber wieder rasant ab und Mehrarbeit bringt dann überhaupt nichts mehr. Um leistungsfähig zu bleiben, brauchen wir nämlich genügend Zeit zur Erholung und Entspannung.

Wir zeigen Ihnen wie Sie mit Zeitmanagement-Methoden Aufgaben effizient erledigen und termingerecht umsetzen. So gewinnen Sie Zeit für Erholung und Entspannung und entkommen dem Zeitdruck und Stress.

Zeitmanagement-Methoden:

1. Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode ist eine der einfachsten und effektivsten Hilfsmittel zur Priorisierung von Aufgaben. Beurteilen Sie dafür die Aufgaben anhand der zwei Kriterien: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dabei gilt:

  • Wichtige und dringliche Aufgaben werden sofort erledigt.
  • Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben werden terminiert.
  • Unwichtige, aber dringliche Aufgaben werden delegiert.
  • Unwichtige und nicht dringliche Aufgaben werden von der To-Do-Liste gestrichen.

2. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine Technik für mehr Effizienz und Produktivität und basiert auf der Konzentration des Wesentlichen. Viele Menschen verlieren sich häufig in Details, die wenig zielführend sind bzw. wenig zum Erfolg beitragen. Die Pareto-Regel besagt, dass mit 20% Aufwand ein Ergebnis von 80% erreicht werden kann. Für die letzten 20% ist ein Aufwand von 80% notwendig.

In der Praxis bedeutet das, dass ein 80% Ergebnis in den meisten Fällen völlig ausreichend ist, deshalb ist es von Vorteil zunächst die wichtigen 20% zu identifizieren und sich darauf zu konzentrieren. Nur wenn ein 100% Ergebnis wirklich notwendig ist, sollten Sie diese angestreben.

3. Kanban-Board

Die Kanban-Methode stammt ursprünglich aus der Produktentwicklung. Die Grundidee eignet sich auch bestens für das persönliche Zeitmanagement. Für das Kanban-Board benötigt man eine Pinnwand oder Ähnliches. Diese wird in drei Spalten unterteilt:

  • 1. Spalte: Noch zu erledigen
  • 2. Spalte: In Arbeit
  • 3. Spalte: Erledigt

Alle zu erledigenden Aufgaben werden nun auf Post-its festgehalten und in die 1. Spalte geklebt. Je nach Bearbeitungsstand werden diese Post-its verschoben. So behalten Sie Ihre To-Do’s im Überblick.

4. ALPEN – Methode

Diese Methode hilft Ihnen bei der richtigen Zeiteinschätzung. So geht’s:

  • (A)ufgaben, Aktivitäten und Termine am Vortag aufschreiben.
  • (L)änge der einzelnen Aufgaben, Aktivitäten, Termine schätzen.
  • (P)ufferzeiten einplanen für unvorhersehbare Ereignisse (ca. 40%).
  • (E)ntscheidung über Prioritäten treffen.
  • (N)achkontrolle am Ende des Arbeitstages. Wie hat es geklappt?

Je häufiger Sie die Methode anwenden, desto besser werden Sie die benötigte Zeit für bestimmte Aufgaben einschätzen können.

5. Pomodoro-Technik

Diese Technik basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die Produktivität steigern. Der Entwickler dieser Methode Francesco Cirillo das Pomodoro, setzte auf 30-minütige Einheiten. In dieser halben Stunde wird 25 Minuten konzentriert gearbeitet, in den restlichen fünf Minuten eine Pause eingelegt. Es empfiehlt sich nach 4 Pomodoro-Intervallen eine längere Pause von 20 – 30 Minuten einzulegen. Die Dauer der Einheiten kann individuell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Für das bessere Einhalten der Zeiten, können Sie sich einen Wecker stellen.

Zeitmanagement ist individuell

Für die Einen funktioniert die eine Methode gut, für die Anderen wiederum überhaupt nicht. Um herauszufinden welche Zeitmanagement-Methode für Sie persönlich am besten funktioniert, ist es ratsam alle Methoden zunächst auszuprobieren. Die vorgestellten Zeitmanagement-Methoden lassen sich auch gut kombinieren.

 

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